- Möchtest du lernen, wie du deine Aufgaben richtig priorisieren kannst?
- Hast du schon einmal von der Eisenhower Matrix gehört?
- Willst du endlich produktiver arbeiten und dein Zeitmanagement verbessern?
- Dann lies hier weiter. Dieser Artikel umfasst die folgenden Themen:
Es gibt einfach nicht genug Zeit für alle Dinge auf unserer To-do-Liste! Wir alle kennen diese Phasen. Die Aufgaben auf unserem Schreibtisch werden immer mehr, wir beginnen zu stapeln zu clustern usw. aber sie werden einfach nicht weniger.. Wenn wir zu viel zu tun haben und das Gefühl bekommen, einfach nicht die richtigen Dinge zu tun und der Schreibtisch nicht leerer wird, zwingt uns das dazu umzudenken. Glücklicherweise gibt es einige Tools, die dich dabei unterstützen produktiver zu Arbeiten. Und eines davon ist die sogenannte Eisenhower-Matrix.
Die Eisenhower Matrix (auch Eisenhower-Prinzip) ist eine gute Möglichkeit Aufgaben in Kategorien einzuteilen und zu priorisieren. Mit ihrer Hilfe sollen jene Aufgaben an die erste Stelle rücken und als erstes adressiert werden, die wichtig sind und andere aussortiert werden.
Der Name dieser Methode geht auf eine Rede Dwight D. Eisenhowers zurück. Der aus ihr häufig zitierte Satz lautet:
I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent
Dwight D. Eisenhower
Gerade dann, wenn deine Ressourcen knapp sind – du vielleicht wenig Zeit hast, kannst du das Eisenhower-Prinzip effektiv einsetzen. Um Aufgaben zu kategorisieren, erstellst du dir also zunächst eine Matrix bestehend aus vier Feldern. Hierin werden Aufgaben untergliedert in die Kategorien A, B, C und D.
Anhand der Kriterien 1. Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und 2. Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) gibt es vier Kombinationsmöglichkeiten. Aus jedem Aufgabentyp folgt eine bestimmte Handlungsempfehlung. D-Aufgaben werden nicht erledigt. Die Kombinationsmöglichkeiten sind:
A = Dringend, wichtig
B = Nicht Dringend, wichtig
C = Dringend, Nicht wichtig
D = Nicht Dringend, nicht wichtig
A-Aufgaben: Dringend, wichtig
In das erste Feld fallen alle A-Aufgaben. A-Aufgaben sind dringend und wichtig. Daher sollten sie mit höchster Priorität erledigt werden. Erledige sie am besten gleich selbst. Schreibe sie ganz oben auf deine Aufgabenliste.
- Dringlichkeit überprüfen. Was passiert, wenn ich die Aufgabe erst später erledige?
- Wichtigkeit überprüfen. Kann die Aufgabe auch von einem Mitarbeiter übernommen werden?
A-Aufgaben haben eine Deadline und damit höchste Priorität.
Beispiel: Überfällige Rechnung bezahlen
B-Aufgaben: Nicht dringend, wichtig
Im zweiten Feld der Matrix finden sich alle B Aufgaben. B-Aufgaben sind langfristige Aufgaben, die für dein Unternehmen wichtig sind – die du aber nicht von heute auf morgen erledigen musst.
B-Aufgaben solltest du auf jeden Fall mit einem Termin versehen.
Beispiel: Social-Media- oder PR-Strategie, Werte & Visionsfindung
C-Aufgaben: Dringend, nicht wichtig
Aufgaben vom Typ C sind dringend, aber nicht wichtig. Das sind alle Aufgaben, die du nicht unbedingt selbst erledigen musst.
Diese Aufgaben solltest du am besten an einen kompetenten Mitarbeiter delegieren.
Beispiel: Steuererklärung
D-Aufgaben sind nach der Eisenhower Matrix nicht dringend und nicht wichtig
Diese Aufgaben solltest du nach dem Prinzip der Eisenhower Matrix nicht erledigen und von deiner To-do-Liste streichen.
Beispiel: Gefälligkeiten für Bekannte
Wie du siehst, ist das Eisenhower Prinzip extrem simpel, aber extrem hilfreich.
Welche Aufgaben gehören bei dir in die 4 Felder? Was ist dringend und wichtig, was nicht dringend und wichtig usw.? Welche sind die Aufgaben, die du basierend auf der Eisenhower Matrix als Erstes angehen wirst? Welche To-do’s willst du delegieren und welche sind die Dinge, die du endlich von deinem Zettel streichen möchtest? Du wirst sehen, mit der Eisenhower Matrix hast du ein kraftvolles Tool gewunden, um deine Effizienz und Produktivität zu steigern.
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